Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Steven Stief Digital Consulting, Inhaber Steven Stief, Brunner Hauptstraße 13, 90475 Nürnberg, E-Mail: info@stiefcon.de, Telefon: +49 176 1035 8969. Weitere Angaben findest du im Impressum.

2. Wofür Mitario Daten verarbeitet

Mitario ist eine Software für Versicherungsvermittler (B2B). Verarbeitet werden: Konto- und Anmeldedaten (Name, E-Mail, Passwort-Hash, Zwei-Faktor-Daten, Sitzungs-Daten), die vom Nutzer hinterlegten Fachdokumente („Brain“), E-Mail-Postfachdaten samt Kundenkommunikation zur Erstellung von Antwort-Entwürfen, bei gebuchtem WhatsApp-Modul zusätzlich die über die WhatsApp Business Platform ein- und ausgehenden Nachrichten, bei gebuchtem Telefon-Modul zusätzlich die Rufnummer des Anrufers, die Verschriftlichung des Gesprächs und die Gesprächsdauer, sowie Abrechnungsdaten. Rechtsgrundlagen: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertrag) und lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an sicherem Betrieb). Zugangsdaten zu Postfächern werden verschlüsselt gespeichert (AES-256) und nie im Browser angezeigt.

Wenn du als Inhaber deines Büros beim ersten Zugang zu Mitario – und bei jeder neuen Fassung – den Nutzungsbedingungen und dem Vertrag über die Auftragsverarbeitung zustimmst, speichern wir als Nachweis: welches Konto zugestimmt hat, deinen Namen und deine E-Mail-Adresse zu diesem Zeitpunkt, für welches Büro, wann das war, ob die Zustimmung bei der Registrierung oder beim Zugang nach der Anmeldung erteilt wurde und welcher Fassung (Standdatum) der beiden Dokumente sie galt. Rechtsgrundlagen sind Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragsschluss) und lit. f DSGVO (unser berechtigtes Interesse, den Vertragsschluss nachweisen zu können). Diese Nachweise bewahren wir auf, solange das Konto deines Büros besteht; sie werden mit ihm gelöscht (siehe Nr. 5).

Laden wir dich zu Mitario ein, speichern wir dafür deine E-Mail-Adresse und den Namen deines Büros (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO); nimmst du die Einladung an, werden sie mit deinem Konto gelöscht.

Bei jeder Anmeldung speichern wir zur Sitzung deine IP-Adresse und die Kennung deines Browsers, um dein Konto vor Missbrauch zu schützen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Eine Sitzung endet spätestens sieben Tage nach der letzten Nutzung oder wenn du dich abmeldest; abgelaufene Sitzungen werden beim nächsten Aufruf gelöscht, spätestens mit deinem Konto. Zur Abwehr von Missbrauch zählen wir Anfragen je IP-Adresse außerdem kurzzeitig im Arbeitsspeicher, ohne sie zu speichern.

Anfragen an info@stiefcon.de (etwa zu Support, Modulen oder einer Löschung) bearbeiten wir zur Erfüllung des Vertrags (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) und bewahren sie auf, solange es für die Bearbeitung und als Nachweis nötig ist oder gesetzliche Aufbewahrungsfristen es verlangen.

Die Angabe deiner Kontodaten ist für den Vertrag erforderlich; ohne sie kannst du Mitario nicht nutzen. Eine automatisierte Entscheidung im Sinne von Art. 22 DSGVO findet nicht statt – jede Antwort gibt ein Mensch frei.

Für die Daten der Kunden deines Büros ist dein Büro verantwortlich; Mitario verarbeitet sie in seinem Auftrag nach dem Vertrag über die Auftragsverarbeitung (AVV).

3. Cookies

Mitario verwendet ausschließlich technisch notwendige Cookies (Anmelde-Sitzung, Sicherheit). Es gibt keine Tracking-, Analyse- oder Werbe-Cookies – deshalb auch keinen Cookie-Banner. Verbindest du WhatsApp, gelten im Fenster von Meta dessen eigene Cookie-Regeln (siehe Nr. 4).

4. Auftragsverarbeiter und Empfänger

Diese Dienstleister verarbeiten Daten in unserem Auftrag, jeweils auf Grundlage eines Auftragsverarbeitungsvertrags (AVV):

• Hosting: Hetzner Online GmbH, Rechenzentrum in Deutschland
• KI-Entwürfe, Klassifizierung und Text-Suche (Embeddings): Amazon Web Services EMEA SARL (Amazon Bedrock), Einstieg über eine Region der EU (derzeit Frankfurt, eu-central-1) unter Nutzung der EU-Geo-Inferenzprofile, sodass die Verarbeitung innerhalb der Europäischen Union verbleibt; per AVV, keine Nutzung zum KI-Training und keine Weitergabe an Modellanbieter
• System-E-Mails (etwa Anmelde- und Sicherheitsmails sowie Hinweise an den Inhaber): ALL-INKL.COM – Neue Medien Münnich, Friedersdorf, Deutschland; über dieses Postfach gehen die E-Mails, die Mitario selbst verschickt – bei gebuchtem Telefon-Modul ohne verbundenes eigenes Postfach auch der Hinweis auf einen neuen Anruf (nur ein Link zum Vorgang, ohne Rufnummer, Namen und Gesprächsinhalt)
• Telefon-Assistent (optionales Modul): fonio GmbH, Neustiftgasse 73-75/3/7, 1070 Wien, Österreich – Annahme und Verschriftlichung der Anrufe (Telefonie-Technik), per Auftragsverarbeitungsvertrag als Unterauftragsverarbeiter. fonio setzt für Sprachverarbeitung und Telefonie eigene Unterauftragsverarbeiter ein, darunter Anbieter in den USA auf Grundlage des EU-US Data Privacy Framework beziehungsweise der EU-Standardvertragsklauseln (Liste im Datenschutzhinweis von fonio unter fonio.ai). Die Aufzeichnung der Stimme ist abgeschaltet; Sprachdaten werden nur zur Verschriftlichung verarbeitet, verarbeitet werden Rufnummer, Gesprächsinhalt als Text und Gesprächsdauer. Mitario richtet den Assistenten im Auftrag des Büros ein.
• KI-Bilderzeugung im Landingpage- und Content-Studio (nur wenn du sie nutzt): Features & Labels, Inc. (fal), 2261 Market St. Suite 10467, San Francisco, CA 94114, USA. Übermittelt wird nur die Bildbeschreibung, die du eingibst (vorher automatisch ins Englische übertragen) – keine Nachrichten deiner Kunden. Die Verarbeitung findet in den USA statt (Drittland); Grundlage der Übermittlung sind die EU-Standardvertragsklauseln im Auftragsverarbeitungsvertrag des Anbieters. Der Anbieter behält sich vor, Eingaben in anonymisierter Form zur Verbesserung seiner Dienste zu nutzen – bitte gib deshalb keine personenbezogenen Daten in die Bildbeschreibung ein. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Weitere Empfänger:

• Zahlungsabwicklung: Stripe Payments Europe, Limited, Dublin (Irland). Stripe verarbeitet die Zahlungsdaten weitgehend in eigener Verantwortung (siehe die Datenschutzerklärung von Stripe) und auch in den USA; Grundlage dafür ist das EU-US Data Privacy Framework. Zahlungsdaten gibst du ausschließlich bei Stripe ein, nie in Mitario.
• Stockfoto-Suche im Landingpage- und Content-Studio (nur wenn du sie nutzt): Pexels. Deinen Suchbegriff übermittelt Mitario vom Server aus; die Vorschaubilder lädt dein Browser direkt von Servern von Pexels, dabei erhält Pexels deine IP-Adresse und technische Angaben zu deinem Browser. Das ausgewählte Bild holt Mitario über den eigenen Server; veröffentlichte Landingpages laden keine Bilder von Pexels. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.
• WhatsApp-Assistent (optionales Modul): Meta Platforms Ireland Ltd., Dublin – Empfang und Versand der Nachrichten deiner Kunden über die WhatsApp Business Platform. Meta verarbeitet die Nachrichten- und Verkehrsdaten auch außerhalb der EU (USA); Grundlage sind der Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission (EU-US Data Privacy Framework) sowie ergänzende Standardvertragsklauseln. Ohne gebuchtes Modul findet keine Übermittlung an Meta statt. Verbindest du WhatsApp, lädt die Seite das Anmeldefenster von Meta erst, wenn du auf den Verbinden-Knopf klickst, direkt von Meta-Servern; dabei erhält Meta technische Daten wie deine IP-Adresse und Angaben zu deinem Browser, und im Anmeldefenster gelten Metas eigene Datenschutz- und Cookie-Regeln.

5. Speicherdauer

Vorgangs- und Kommunikationsdaten werden 90 Tage nach Abschluss gelöscht. Freigabe-Nachweise (wer hat wann versendet) bleiben für die Dauer des Vertrags gespeichert, der Nachrichtentext selbst folgt der 90-Tage-Frist. Nach Ende deines Vertrags bleibt dein Konto drei Monate im Lesemodus, damit du deine Daten einsehen und exportieren kannst; danach löschen wir es samt Freigabe-Nachweisen innerhalb von 30 Tagen und erinnern dich vier Wochen vor Ende des Lesemodus per E-Mail. Auf Wunsch löschen wir früher, ebenfalls innerhalb von 30 Tagen (siehe Daten löschen). Unsere Datenbanksicherungen werden nach 14 Tagen überschrieben, die Server-Sicherungen unseres Hosters nach sieben Tagen. Bis dahin sind gelöschte Daten dort noch enthalten. Weil die Server-Sicherungen auch unsere Datenbanksicherungen enthalten, können gelöschte Daten insgesamt bis zu drei Wochen in Sicherungen liegen. Kontodaten speichern wir, solange dein Konto besteht. Rechnungs- und Buchhaltungsdaten bewahren wir darüber hinaus auf, solange gesetzliche Aufbewahrungsfristen laufen (bis zu zehn Jahre).

6. Deine Rechte

Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch (Art. 15–21 DSGVO) – Anfrage genügt an info@stiefcon.de. Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde: Bayerisches Landesamt für Datenschutzaufsicht, Promenade 18, 91522 Ansbach, poststelle@lda.bayern.de.

Widerspruchsrecht: Verarbeiten wir Daten auf Grundlage unseres berechtigten Interesses (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO), kannst du dem aus Gründen, die sich aus deiner besonderen Situation ergeben, jederzeit widersprechen (Art. 21 DSGVO) – eine Nachricht an info@stiefcon.de genügt.